来自一位口腔行政管理者的困惑:

        林先生，我一直被一个问题所困扰，随着诊所规模的扩大，行政类的事务会越来越多，之前可能只需要个别岗位兼任的工作没有办法很好的完成，反而经常扯皮，解决这样的问题，是否需要在组织架构方面做特定岗位（如行政经理）的设置？

        我在进行组织架构的设计，对于行政类事务（基本上属于突发），如临时的接待，制作临时的易拉宝啊，订制工作服，病历设计印刷等等，很多时候无法确定谁去做？目前完全靠主动，如果没有人管门诊主任就压给我，但是我目前主要负责人力资源工作，内部培训，兼顾证照年检，社保医保，办公用品，行政采购类工作；工作量多了以后，很多事情无法做出质量与成绩，所以我考虑怎么在组织架构方面把这部分的工作明确到岗位。

        扯皮的问题大大影响管理，尤其是这种灰色地带的任务，很难明确给谁去做，谁都轻易找到借口推掉，只有你不能找到借口向老板推掉，我做了这个十年了，深有体会。

解决方法有三：

1、成为一个强力能干的管理者，把人都管得服服帖帖。这需要你很强的逻辑与魄力去对待那些人。

2、聘请到和你文化相近，做事积极不怕吃亏的下属团队。但这可遇不可求，还要上级愿意花成本。因为表面看来足够人手，干嘛还请人。

3、如果前面两个都是废话，那我就给你分享我自己也用的，适合温和者的管理方法。

        首先，温和的管理者就容易导致别人都把工作交给你，是很正常的，你就当大家对你的认同，只是过度了而已，并不是什么欺负你，坚信每种性格的人都有他特定的社会遭遇。如果我是你，这些灰色地带的事情，我就不会交给门诊主任，我会直接想好整个处理的流程，例如做宣传易拉宝，我会想好，怎么设计，设计什么内容，谁确定最终定稿，要多少，放哪里，要怎么布局，去哪里制作，啥时候可以完成等等。然后直接安排你想他去执行的那个人（例如门诊主任管辖下的一个行政小助手），必须地位比你低，安排的时候沟通好有什么困难，怎么处理，什么时候完成。安排任务时**门诊主任也在场听着，然后反过来请求门诊主任帮你跟踪，然后秘密了解事情进度，发现问题就假装去问门诊主任进度如何！这样，对门诊主任来说，除非他不想这个事完成（那就要用其他方法，例如直接监督或说服），如果他只是不想干活的话，他会怕你整天跟踪而去督促部下做，因为做这个事不是他的工作，他能推，但监督下属工作就是他的事了，怎么好意思推，而且监督问一句下属事情如何发展对他来说不就一句话嘛。还有，记得每次跟主任沟通时都说一句“如果有任何问题，都叫某某某直接打电话给我就行了”。

        看出来了吗，这就是无意之中给门诊主任和执行人发出了明确的任务，没问题就帮我跟进，有问题就提醒他找我，这就没有灰色地带了，你也可以很逻辑地跟进事情的进度。当然，如果您想找一个做完就能放下等结果的方法，不需要花心思监督。那请参考方法1、2。 

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