Sally McKenzie，美国牙医俱乐部

钱很重要…金钱******…有钱能使鬼推磨…时间就是金钱…这些话听起来熟悉吗？的确，这些陈词滥调很老套，但也很真实，能够帮助我们量化金钱的价值，并对我们的生活造成影响。哪种对金钱的比喻是您的诊所的写照呢？“用钱来说话”，这说明这是一个预付现金的诊所；“做一天和尚撞一天钟”，显然，这个诊所的收入存在问题；“财源稳定”，很好，您很幸运，诊所运营的很好。

不论您的诊所是快被赤字淹没还是在轻松地赢利运营，毫无疑问，您都应该充分了解这样一个事实：收入带来成功。虽然金钱买不来快乐，但是知道自己支付得起抵押、租金、能够支付职员的薪水，无疑，您的生活会过得容易一些。

可以理解，在任何牙科诊所，都会有一段时期收入下降，但是，如果每个月的收支单都让您感觉自己像典型的难聚财的笨蛋，那么，掌握关键的财务原则，就能让您控制好金钱。

首先，花费几分钟时间完成一个简单的10项财务评估。

您赚到您应该/可能赚的钱了吗？

2.您是否因为没有为退休后攒下足够的钱而担心呢？

3.您是否在推迟为退休金做储蓄，希望等到诊所收入增加后才开始？

4.当财务紧张时，您是否经常不支付养老基金？牙医俱乐部 世界牙科论坛，[!I6w6m ?!K

5.您是否有足够的收入为您自己和诊所的职员支付继续教育的费用？

6.您是否因为担心花钱而在购买能够提高诊所水平为患者更好服务的设备时犹豫不决？

7.您是否因为需要花费的钱太多而推迟对诊所外观的改进？

8.您是否能够有效地向现有患者和预期的患者推销您的诊所和服务？

9.您是否担心不能给职员加薪/发奖金？

10.您是否感觉自己的工作强度已经到达极限了？

回答上述问题后，您会有个大概的概念，您的财务状况对您实现职业目标产生了怎样程度的影响，您的财务状况对于诊所不断提高为病人服务水平的能力有怎样的影响。

现在，仔细研究一下对诊所的收入和损失有直接和重大影响的三个关键因素：财务政策、收费、可收到的帐目。

写下财务规定，才能收到钱

天下没有免费的午餐。您的患者可能知道这个事实，但是，除非您告诉他们您提供的付费选项，否则他们可能就从他们自己的付费选择菜单上挑选付费方式。您应该清楚地告诉患者您提供哪些付费选择方式，哪些方式诊所不接受。

确定财务规定并写在纸上。这个规定是最重要的，它是收费系统的基础。规定应该简单易懂地解释清楚诊所的收费步骤和付费选择，文字应该清楚而简单。目标就是在为患者实施服务的时候能够收到全部，或至少是大部分的费用。

但是，如果您打算允许患者拖延付费时间，那就应该做出明确规定，不能再超出这个规定。确定您愿意等待多长时间。无限期延长患者付费时间的做法太过慷慨，会导致诊所负债累累。太严格的规定，例如，不接受保险，或者不提供任何其它的付费选择方式，对患者而言太过严厉。

告诉所有新患者诊所的财务规定，定期以书面的方式提醒现有患者诊所的财务规定。当诊所增加了新的服务项目通知患者时，可以同时完成这项工作。考虑一下这个办法吧，如果您新引进了或扩充了美白或者其它美容服务，可以利用这个通知患者的机会提醒患者诊所的财务选择。患者将会既了解诊所增加的服务项目，又了解可以选择的付费方式。

另外，在开始任何重大的治疗计划之前，财务协调职员应该和患者坐下来，回顾一下诊所的财务政策，确保患者明确他们的付费义务和可选择的付费方式。

患者离开诊所时，收费协调职员应该告诉患者他们所接受的详细的治疗项目。例如，“Collins先生，今天医生给您做了三个牙齿的填充，包括7个牙面，还有每个牙齿的药物治疗和麻醉。”当患者了解了诊所提供的服务范围时，他们会更容易接受这些服务应付的费用。

“不要求，就得不到”。现在，如果患者就诊时诊所职员不要求付费，大部分患者会感到奇怪。有些人可能会怀疑是否诊所的服务有什么地方做错了，或者今天做的治疗是否用处不大，所以不必今天付费。

当要求患者付费时，并不意味着患者可以选择是否付费，而是付费的形式可以选择。例如，“今天的修复治疗费用是368美元，您是付现金、支票还是赊帐？作为对我们的患者的特别服务，我们很愿意为您提交保险索赔单，帐单会直接给您。”上了保险的患者会希望在实施治疗时支付所有的治疗费用，除非治疗费超过200美元。

当收费金额在200美元以下时，只要事先礼貌地告诉患者诊所的期望，那么期待一次收到全部费用并非不切实际。但是，对于价格比较高的治疗项目，为患者提供方便的付费选择对患者和诊所都有好处。举例来说，对于价格较高的治疗项目，如果当场全额付款可以减少部分费用，比如5％。这个方式只是记帐调整，而不是折扣。

有时候，您可能听到一些话，“你们总是在给我帐单…”，或可能会有少数患者反对诊所的新规定。您可以温和而直接地为这些患者做解释。“Jones夫人，诊所很小，我们无法承担患者的广泛借贷。但是，为了确保患者有比较方便的付费选择，我们诊所与CareCredit（或者其它患者财务公司）建立了合作关系。这个公司可以为有资格的患者提供最多12个月的零利息贷款。我们很乐意为您安排这种贷款。”

安排合适的人员做财务工作。财务规定本身和负责收费的职员同样重要。有些人就是无法开口向患者要钱，不论收费数目多么少。这些人不适合财务职务。有效地完成收费工作要求负责的职员自信、礼貌、说话有技巧、语言肯定、讲话目的性强。负责收费的职员必须了解，向患者收费是他们的工作，对于这项工作的结果他们是负有责任的。

要坚持不懈。要避免出现这种状况，允许Jones夫人“违规一次”。如果这种情况出现，那么很快，Smith先生也会不遵守诊所的财务规定，然后是Brown全家。长此以往，您的诊所很快就失去有效坚持财务规定的能力了。

应收帐款－指点钱途。稳固的财务规定和保持一致的收费与减少应收帐款是一致的。但是要减少应收帐款是需要花费时间和努力的。也是一项很多牙医不愿意面对的任务。毕竟，意识到您没有收到的费用达到15万美元，甚至更多，您会感到非常不安。这部分帐款在吞食您的帐本底线，这些钱您本来可以用于培训医生和职员、购买新的设备和技术、用作养老费，可以用来加薪或者发奖金？无知的代价是昂贵的。

确定数目。面对现实。解决问题。

以月为基础总结一个应收帐款报告，上面列出每一笔帐单的收支差额，最后一次付帐的日期。

所有的帐目超过90天未付清的就属于拖欠债务。这部分帐目比例不应该超过总应收帐款的12％。

检查“当前”帐目栏。这部分帐目是在过去29天内没有收到的钱。诊所每个月收到的费用最少应该占全部应收费额的45％，因此，在“当前”帐目栏中等待保险偿付的不应该超过55％。

报告中要始终列出贷方余额，因为这部分钱需要加到总的应收帐款中。

如果总的应收帐款超过每月的支出，您的财务状况就亮起红灯，说明您在下面一个或者数个方面存在问题：

保险系统

财务规定

财务安排的表述

财务协调职员不能坚持要求患者付费

如果您采取一些措施清理这些问题，您的应收帐款应该能够保持在可控制的理想范围内：

财务规定－建立规定，告诉患者和诊所职员，严格执行规定。

帐单－帐单即使不每天一寄，也应该每周一寄。不要等一个月才寄一次。寄帐单的信封要亲手写，并写明应该付费的日期。如果欠费超过30天，帐单中应该加上一个私人拖延债务的通知。例如，“Jackson夫人，到要求的9月15日为止，我们没有收到您的付款。如果您存在财务困难问题，请与我们诊所联系。否则，希望您在10月1日之前付清余款。真诚祝福，Julie Moore，业务经理。”

责任－要求一位职员负责收费，完成应收帐款的报告，处理拖欠帐款。

保险－在最短时间内通过电子方式申请保险赔付。通过电子方式提交保险要求能够大大加快付款周期。财务协调职员应该了解保险公司预期支付的数目。但是，应该期望患者付清费用，并收到保险公司的支付款。很多与保险公司合作的牙科诊所直至保险公司付费后才给患者帐单。这就暗示患者对自己的帐单不负有全部责任，这样就传递了一种错误的信息。

那些回避立即付款通知的患者往往也倾向于在最后时刻取消就诊预约，或者爽约，这样往往会破坏牙医的时间安排，破坏诊所的帐本底线。只要事先清楚地告诉患者诊所的收费规定，大部分患者非常愿意满足牙医迅速付费的期望。这一点您可以相信。

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Sally McKenzie，资深管理顾问，美国******演讲家、作家、ADA牙科诊所委员会顾问，McKenzie公司的CEO。McKenzie公司自从1980年就开始为牙科诊所提供管理系统，这些系统经过诊所的多年使用，证明非常成功。McKenzie公司还在网站www.mckenziemgmt.com提供全面的教育管理产品。此外，该公司还提供一系列的诊所致富项目和团队训练。McKenzie女士是e－管理新闻周刊（e-Management newsletter）的编辑，该周刊提供实用的管理技巧并向美国诊所免费赠送。如要订阅请访问网站：www.mckenziemgmt.com，或致电免费电话877-777-6151，或者发送email至sallymck@mckenziemgmt.com。

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