时间--一方面难以捉摸，另一方面又给人很大压力。牙医及其团队成员时常需要在这里偷几分钟，在那里借点时间，他们总是感觉时间从来不够用。压力很大，性子很急，尽管总是忙忙碌碌，工作量还是在滞后，诊所还是在为了效益而苦苦挣扎。

    显然，在一个牙科诊所中，时间表是最为重要的系统。它可以让你精疲力尽，也可以让你怒发冲冠。时间表可以拯救你，也可以束缚你。然而，在很多牙科诊所里，时间表仅仅是空间和时间随机混合起来的大杂烩，只是为了填满一天的时间。负责安排时间表的职员所接受的培训仅限于一句话“让牙医保持忙碌状态。”
    除此以外他们就不管了，整个团队都在走廊上飞奔，同时在两个地方-有时候甚至三个地方忙碌，顾不上吃午饭，同时还要保持冷静。医生及其助理努力跟上时间表，拦截刚发生的不幸事件，努力在这一天结束时保留足够的力量回家。

    尽管时间表是整个诊所成功的基石，然而诊所的成员却很少采取一些最基本的措施来保证他们不用争分夺秒的赶时间来度过每一天。
    你的诊所是运行良好还是总是赶时间？看看是否存在下面讲述的几个迹象吧：
    牙医的时间在三周前就预约好了，患者即使是做最常规的治疗也需要等待几个礼拜。
    时间表的安排连贯性很小，时间是以30，60，或90分钟位单位计数的。
    制定时间表的目的仅仅是填满时间。
    时间表提前数月就已经安排满了。
    午饭时间只是“飞快地进餐”的午间短暂休息的委婉说法，整个团队只有十分钟的时间喘口气，狼吞虎咽地获取点能量。
    患者保持率较低。
    最糟糕的是，收入平平。
    听起来熟悉吗？或许是应该采取一些特别策略让时间表成为您的仆人而不是您的主人的时候了。  
    充分利用助手
    要充分发挥助手的效力。几个很小的改变就会带来明显的效果：效率提高、压力减小、效益增加。下面的这些步骤可以帮您整理并改善日复一日的工作流程：
    助手应该列出每次操作所需的材料与设备，以及完成每一治疗的必要步骤。
    然后标出每项任务是否需要牙医或助手花费时间参与。注意，准备*********应该是助手的工作，牙医给予患者麻醉，但是10到15分钟的单位时间显然是太长了。
    记录牙医和助手完成每一操作所需的时间。

    这些工作的目的是识别代表性的任务，寻找培训机会，充分发挥助手的功能。同时也可以帮助牙医和助手认识到如何能使工作效率更高。把每一操作程序所需的时间缩减十分钟即可大大提高诊所的收益。这样做并不会影响对患者的护理质量，也不会让牙医匆匆忙忙赶时间，但是却能够显著提高诊所的效率，改进对时间表的管理。另外，以同样的方式管理所有诊室，这样就能够保证牙医和助手不用在大厅里踱步以等待“他们的”的房间能够空出来。
    制定安排时间的指导原则
    不要让时间表可以随意解释。如果医生想要“忙碌”，要向安排时间表的职员解释“忙碌”的确切含义。给安排时间表的职员一些必要的指导，这样他们就不必猜测应该给每一操作分配多少时间了。临床小组与负责安排时间的职员之间需要相互沟通，以明确每种治疗所需的时间。
    例如，牙医为一位患者进行了检查，决定应该进行三次充填。牙医要明确告诉卫生士需要多少时间。卫生士再明确地告诉安排时间的职员牙医和助手分别需要的确切时间。在电脑里，医生的时间应该用一种颜色标识，助手的时间应该用另一种颜色标识。这种简单的方法即可确保不会给医生重复安排。
    清楚的告诉安排时间表的职员治疗所需的确切时间，这样他们就不会随意安排您的日程。另外，应该以10分钟为时间单位来安排时间，患者之间每次就诊的前10分钟和后10分钟可以相互重叠。
    抑制预定过满的冲动
    可以理解，牙医往往希望为一位患者一次安排好所有的治疗约定。他们往往认为，如果把患者的所有治疗计划全都安排好，患者就会按照计划就诊，不会不遵守预约安排。实际上，安排好所有治疗并不能保证患者不会改变主意或取消约定。反而会令时间表显得满满当当、势不可挡。
    而且，安排过满的诊所容易形成对患者服务不好的文化，因为典型的忠诚患者是那些只好利用时间表上的“剩余”时间就诊。为了一些常规的治疗，他们需要等待几周时间。而诊所往往无意之间向患者传达这样的信息：诊所没有为他们服务的时间。牙医的时间表应该永远不要安排超过三周的时间，否则患者就会去寻找新的牙医了。
    划分时间表，不要划分患者
    对于许多开业牙医来说，如果能够为自己安排理想的日程就算美梦成真了。要让看起来难以控制的时间表听从自己的安排，诊所往往在一整天的日程中划分出一块时间做特定的治疗。医生说他们每周想要做X个冠和桥，然后安排时间表的职员就为他们安排X个冠和桥的预约。可是糟糕的是，牙医往往随便说个数目，并没有以事实数据或信息为依据。他们的时间表里与其说是比较实际的安排，不如说是他们希望的安排。

    如果您要在时间表里划分一定时间做自己喜欢的工作，一定要参考以前的实际工作量数据，不要根据自己的梦想来定。比如，计算一下过去6个月中所作的冠和桥的单位数目，按照实际工作日平均分配。这样你就知道如何以确实操作的数目为依据来比较实际地预约了。还要注意诊所里对各种治疗的供求关系。
    对于保健来说也是一样。诊所往往努力保证口腔保健的服务与患者的要求相一致。许多牙科团队深信，他们必须提前6个月安排好保健的时间。结果是，时间表上连续数周都预约满了保健服务，看起来保健需求很大。

    但是令人莫名其妙的是，既然需求很大，那么为什么牙科卫生士却常常发现他们的面前只是一张空的椅子呢？为什么患者取消了预约？为什么预约失败了？为什么治疗室空荡荡的呢？

    诊所应该看一看实际的数据，以保证口腔保健需求与可提供的预约相一致。请按照下述规则计算：
    1.计算实际患者数目，也就是过去一年中进行口腔健康评估的患者数目。
    2.把这个数字乘以2，因为大多数患者每年做两次口腔保健。
    3.加上每年进行详细诊断的新患者数目。例如，诊所现在有1000位患者＋300位新患者＝1300×2＝2600可能的口腔保健预约。
    现在，把这个数字与牙科卫生士的潜在患者负荷数量比较一下。如果牙科卫生士每周工作4天，每天看10位患者，每年工作48周，那么每年就可以为1920位患者进行保健服务。
    从2600中减去这个数目，那么你每年失去将近700次预约（准确地说是680次）或者每周14个患者。按照这个推断，卫生士每周应该多工作1天半。
    如果您的诊所是在患者应该预约的时间安排预约，而不是提前预约，要查一下患者提前多长时间预约的。如果卫生士的时间表中连续三周没有空闲，有些患者被安排到第四周，这时要开始增加卫生士的工作时间，以半天为时间单位地增加。如果您发现卫生士的时间比较富余，那么需要开发患者资源，把注意力集中于填充这些富余的时间上。
    充分利用时间表能够帮助您和您的团队把更多精力放在为患者提供更好的诊断与治疗服务上，不必花费很多精力来与时间较量。但是，控制时间表需要始终参与。尽管没有快速补救措施，但我们却有明确的方法可以帮助你充分利用每一天的每分钟。

2万家牙科招聘，6万名牙医求职，上康强医疗人才网 www.kq36.com