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如何索取首营企业资料并做好首营企业纸质资料规范化归档？
2016-10-10
作者： 周晓明
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【导读】有些资料还是需要实行有纸化和无纸化相结合才能做到数据以及追溯体系进行无缝连接。
文章作者系：浙江贝尔康药业有限公司 总经理
如何索取首营企业资料并做好首营企业纸质资料规范化归档？ 自第三版GSP、GMP以来，所有涉药企业必须全过程管理、供应链管理、全员参与。国务院、国食药监总局鼓励并提倡无纸化办公，但是有些资料还是需要实行有纸化和无纸化相结合才能做到数据以及追溯体系进行无缝连接。 如：首营企业、首营品种、合格供货企业、、药品质量档案等等资料的收集以及规范化归档。 今天我们来讲一讲如何来收集并规范化归档首营企业资料。 首营企业概念：首次与我公司发生业务来往的企业统称为首营企业。对于我们批发公司来说我们的首营企业有：首营上游供货企业和首营下游购货企业。 首营企业遴选是一个要求非常细致的工作，程序比较繁琐。 首营企业资料按照后面的要求索取完整后，在公司计算机系统里按照公司管理制度该怎么审批就怎么审批，该审批到哪一级就审批到哪一级。同时将已经索取完整的首营企业资料全部扫描到公司软件上以备质管员、收货员、验收员、保管员、出库复核员、运输员等等岗位员工复核并比对首营企业证照等等资料。在公司软件里审批好并做好该首营企业的基础资料后将自动生成签字的审批记录打印一份出来与已经索取完整的该首营企业纸质资料一起整理并装订成册。以备查验之用。 有颜色标示的部分为每份资料封面。首营企业索要索取的资料包括以下内容： 受控文件 文件编号：XXX-GSP-ZGB-JL1-2016-301-（01-26）
XXX药业有限公司 首营企业资料、目录 四十一 汇 总 存 档 上游企业编号： 上游企业级别： 上游企业名称： 编制：XXX药业有限公司质量管理部 2016年07月01日
受控文件 文件编号：XXX-GSP-ZGB-JL1-2016-301-（02）
XXX药业有限公司 首营企业资料、公司简介 四十一、一 汇 总 存 档 （上游企业给公司的） 上游企业编号： 上游企业级别： 上游企业名称： 编制：XXX药业有限公司质量管理部 2016年07月01日
受控文件 文件编号：XXX-GSP-ZGB-JL1-2016-301-（03-09）
XXX药业有限公司 首营企业资料、公司证照 四十一、二 汇 总 存 档 （上游企业给公司的） 上游企业编号： 上游企业级别： 上游企业名称： 编制：XXX药业有限公司质量管理部 2016年07月01日
受控文件 文件编号：XXX-GSP-ZGB-JL1-2016-301-（10-15）
XXX药业有限公司 首营企业资料、公司其他资料 四十一、三 汇 总 存 档 （上游企业给公司的） 上游企业编号： 上游企业级别： 上游企业名称： 编制：XXX药业有限公司质量管理部 2016年07月01日 受控文件 文件编号：XXX-GSP-ZGB-JL1-2016-301-（16-18）
XXX药业有限公司 首营企业资料、质保 四十一、四 汇 总 存 档 （上游企业给公司的） 上游企业编号： 上游企业级别： 上游企业名称： 编制：XXX药业有限公司质量管理部 2016年07月01日
受控文件 文件编号：XXX-GSP-ZGB-JL1-2016-301-（19）
XXX药业有限公司 首营企业资料、退货 四十一、五 汇 总 存 档 （上游企业给公司的） 上游企业编号： 上游企业级别： 上游企业名称： 编制：XXX药业有限公司质量管理部 2016年07月01日
受控文件 文件编号：XXX-GSP-ZGB-JL1-2016-301-（20）
XXX药业有限公司 首营企业资料、上游企业法人委托书 四十一、六 汇 总 存 档 （上游企业给公司的） 上游企业编号： 上游企业级别： 上游企业名称： 编制：XXX药业有限公司质量管理部 2016年07月01日
受控文件 文件编号：XXX-GSP-ZGB-JL1-2016-301-（21-24）
XXX药业有限公司 首营企业资料、上游企业业务员资料 四十一、七 汇 总 存 档 （上游企业给公司的） 上游企业编号： 上游企业级别： 上游企业名称： 编制：XXX药业有限公司质量管理部 2016年07月01日
受控文件 文件编号：XXX-GSP-ZGB-JL1-2016-301-（25）
XXX药业有限公司 首营企业资料、其他 四十一、八 汇 总 存 档 （上游企业给公司的） 上游企业编号： 上游企业级别： 上游企业名称： 编制：XXX药业有限公司质量管理部 2016年07月01日
XXX药业有限公司首营企业资料目录（上游企业给公司的） 文件编号：XXX-GSP-ZGB-JL1-2016-301-01
浙江贝尔康药业有限公司 首营企业资料、产品委托运输信息告知函 文件编号：XXX-GSP-ZGB-JL1-2016-301-26 XXX药业有限公司 ： 我公司此次向贵公司配送药品，是通过第三方快递或物流公司委托配送，现将配送运输信息告知如下： 1、承运方式： 汽运或铁路运输、航空运输 2、承运单位：__________________________物流公司 3、销售票据单号：____________________ 4、起运时间：___________________(发货运输时间，非销售时间) 5、运输时限：___________________(运输最大合理时限) 6、商品件数：_____________ 7、承运方联系方式：____________________
___________________公司（盖章）
年 月 日
受控文件 文件编号：XXX-GSP-ZGB-JL1-2016-302-（01-22）
XXX药业有限公司 首营企业资料、目录 四十一 汇 总 存 档 （公司给上游供货企业的） 上游供货企业编号： 上游供货企业级别： 上游供货企业名称： 编制：XXX药业有限公司质量管理部 2016年07月01日
受控文件 文件编号：XXX-GSP-ZGB-JL1-2016-302-（02）
XXX药业有限公司 首营企业资料、公司简介 四十一、一 汇 总 存 档 （公司给上游供货企业的） 上游供货企业编号： 上游供货企业级别： 上游供货企业名称： 编制：XXX药业有限公司质量管理部 2016年07月01日
受控文件 文件编号：XXX-GSP-ZGB-JL1-2016-302-（03-08）
XXX药业有限公司 首营企业资料、公司证照 四十一、二 汇 总 存 档 （公司给上游供货企业的） 上游供货企业编号： 上游供货企业级别： 上游供货企业名称： 编制：XXX药业有限公司质量管理部 2016年07月01日
受控文件 文件编号：XXX-GSP-ZGB-JL1-2016-302-（09-11）
XXX药业有限公司 首营企业资料、公司其他资料 四十一、三 汇 总 存 档 （公司给上游供货企业的） 上游供货企业编号： 上游供货企业级别： 上游供货企业名称： 编制：XXX药业有限公司质量管理部 2016年07月01日
受控文件 文件编号：XXX-GSP-ZGB-JL1-2016-302-（12-14）
XXX药业有限公司 首营企业资料、质保 四十一、四 汇 总 存 档 （公司给上游供货企业的） 上游供货企业编号： 上游供货企业级别： 上游供货企业名称： 编制：XXX药业有限公司质量管理部 2016年07月01日
受控文件 文件编号：XXX-GSP-ZGB-JL1-2016-302-（15）
XXX药业有限公司 首营企业资料、退货 四十一、五 汇 总 存 档 （公司给上游供货企业的） 上游供货企业编号： 上游供货企业级别： 上游供货企业名称： 编制：XXX药业有限公司质量管理部 2016年07月01日
受控文件 文件编号：XXX-GSP-ZGB-JL1-2016-302-（16）
XXX药业有限公司 首营企业资料、公司法人委托书 四十一、六 汇 总 存 档 （公司给上游供货企业的） 上游供货企业编号： 上游供货企业级别： 上游供货企业名称： 编制：XXX药业有限公司质量管理部 2016年07月01日
受控文件 文件编号：XXX-GSP-ZGB-JL1-2016-302-（17-20）
XXX药业有限公司 首营企业资料、公司采购员资料 四十一、七 汇 总 存 档 （公司给上游供货企业的） 上游供货企业编号： 上游供货企业级别： 上游供货企业名称： 编制：XXX药业有限公司质量管理部 2016年07月01日
受控文件 文件编号：XXX-GSP-ZGB-JL1-2016-302-（21）
XXX药业有限公司 首营企业资料、其他 四十一、八 汇 总 存 档 （公司给上游供货企业的） 上游供货企业编号： 上游供货企业级别： 上游供货企业名称： 编制：XXX药业有限公司质量管理部 2016年07月01日
受控文件 文件编号：XXX-GSP-ZGB-JL1-2016-302-（22）
XXX药业有限公司 首营企业资料、收货委托书 四十一、九 汇 总 存 档 （公司给上游供货企业的） 上游供货企业编号： 上游供货企业级别： 上游供货企业名称： 编制：XXX药业有限公司质量管理部 2016年07月01日
XXX药业有限公司首营企业资料目录（公司给上游企业的） 文件编号：XXX-GSP-ZGB-JL1-2016-302-01
受控文件 文件编号：XXX-GSP-ZGB-JL1-2016-303-（01-24）
XXX药业有限公司 首营企业资料、目录 四十一 汇 总 存 档 （公司给下游客商的） 客商编号： 客商级别： 客商名称： 编制：XXX药业有限公司质量管理部 2016年07月01日
受控文件 文件编号：XXX-GSP-ZGB-JL1-2016-303-（02）
XXX药业有限公司 首营企业资料、公司简介 四十一、一 汇 总 存 档 （公司给下游客商的） 客商编号： 客商级别： 客商名称： 编制：XXX药业有限公司质量管理部 2016年07月01日
受控文件 文件编号：XXX-GSP-ZGB-JL1-2016-303-（03-08）
XXX药业有限公司 首营企业资料、公司证照 四十一、二 汇 总 存 档 （公司给下游客商的） 客商编号： 客商级别： 客商名称： 编制：XXX药业有限公司质量管理部 2016年07月01日 受控文件 文件编号：XXX-GSP-ZGB-JL1-2016-303-（09-14）
XXX药业有限公司 首营企业资料、公司其他资料 四十一、三 汇 总 存 档 （公司给下游客商的） 客商编号： 客商级别： 客商名称： 编制：XXX药业有限公司质量管理部 2016年07月01日
受控文件 文件编号：XXX-GSP-ZGB-JL1-2016-303-（15-17）
XXX药业有限公司 首营企业资料、质保 四十一、四 汇 总 存 档 （公司给下游客商的） 客商编号： 客商级别： 客商名称： 编制：XXX药业有限公司质量管理部 2016年07月01日
受控文件 文件编号：XXX-GSP-ZGB-JL1-2016-303-（18）
XXX药业有限公司 首营企业资料、退货 四十一、五 汇 总 存 档 （公司给下游客商的） 客商编号： 客商级别： 客商名称： 编制：XXX药业有限公司质量管理部 2016年07月01日
受控文件 文件编号：XXX-GSP-ZGB-JL1-2016-303-（19）
XXX药业有限公司 首营企业资料、公司法人委托书 四十一、六 汇 总 存 档 （公司给下游客商的） 客商编号： 客商级别： 客商名称： 编制：XXX药业有限公司质量管理部 2016年07月01日
受控文件 文件编号：XXX-GSP-ZGB-JL1-2016-303-（20-23）
XXX药业有限公司 首营企业资料、公司业务员资料 四十一、七 汇 总 存 档 （公司给下游客商的） 客商编号： 客商级别： 客商名称： 编制：XXX药业有限公司质量管理部 2016年07月01日
受控文件 文件编号：XXX-GSP-ZGB-JL1-2016-303-（24）
XXX药业有限公司 首营企业资料、其他 四十一、八 汇 总 存 档 （公司给下游客商的） 客商编号： 客商级别： 客商名称： 编制：XXX药业有限公司质量管理部 2016年07月01日
XXX药业有限公司首营企业资料目录（公司给客商的） 文件编号：XXX-GSP-ZGB-JL1-2016-303-01
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