一、药店普查

    普查的意义在于彻底了解辖下所有药店的总体情况，包括药店总数量、规模大小、地理位置、主要负责人姓名及联络方法等。形象地说，这就像所有药店的户口簿。

    诚然，许多时候这些信息都可以从相关政府部门的统计资料或年鉴中找出个大概。但由于目前药店的更新速度实在太快，与一些公布的统计资料相对照往往差之甚远，如店名更改、位置迁移、数量不对等。而且公布的统计资料的信息往往过于笼统，对业务的开展不容易有很大直接的帮助。

    因此，在此建议读者有必要自行定期开展药店普查的工作。做好了这一步工作，无疑等于打下了一个扎实的基本功。

二、普查的七大步骤

    无论城市大小，普查都是一个较为复杂的系统工程。笔者浓度根据以往的经验，总结了以下步骤供参考。

步骤一：制定表格

    毋庸置疑，表格的制定是为了确保信息收集的统一化和标准化。各公司可根据产品的不同在调查内容上有所调整。但切忌过于繁琐、冗长。一般以一页为宜。

    本节后附以某一生产感冒药公司的表格，供参考。

步骤二：确定药店级别划分的标准

    药店不像医院一样，国家及各公司有基本相同的认可划分级别。而药店从行政管理而言暂无三甲药店、二甲药店之说。各公司在确定A级、B级、C级药店的划分标准时，可参考以下因素：

（1） 月平均营业额（西药、中药、保健品）；

（2） 营业面积；

（3） 柜台数量；

（4） 营业员人数；

（5） 地理位置（繁华程度、人流状况）；

（6） 目前本公司产品的销售状况；

（7） 目前其他竞争品牌销售的总体状况。

步骤三：确定人员，划分区域

    在调查前，需要按区按街道分段，明确每一个小区域的组长和执行人员。根据城市大小和各公司的人力资源情况，有些公司会决定是否全部由公司销售部的代表执行，还是短期聘用兼职人员。如果是后一种情况，则一定要给兼职人员良好的培训，并可以将其收入与调查表格的完成份数及质量进行挂钩。

步骤四：在限定时间内，地毯式搜寻

    普查的最重要、最基本的要求是要包括所有辖区内的每一条街道、每一个社区、每一个角落。凡是已经在销售药品的网点，无论店大、店小全部都应登记在案。

    另一重要的指标就是时间，一般建议将资料的搜寻工作控制在两周内。

    需要注意的是，在调查时必须规定就是以调查为专项，不可边销售边普查。不然，极有可能延误时间，影响下一步工作的开展。

步骤五：随机抽查

    抽查是保证药店资料搜集的准确性的不可缺少的步骤。抽查的方法有多种，基本上可分为：

（1） 组内抽查：由组长隔天抽查组员的调查报告；

（2） 分组交叉：由不同小组成员在两周后初步完成时对其他小组进行抽查；

（3） 随机抽查：由销售部经理或其他负责人在分组交叉完成后再次检查。

步骤六：数据输入和统计

    如果有可能，建议使用标准的数据库管理软件。这样，可方便今后数据的查取和归类。

步骤七：确定初步的潜力客户档案

    建立良好档案的最终目的，在于指导今后的工作有层次有策略地开展。其重要性不仅在于帮助我们了解药店的现状，更重要的是，它可以帮助我们找到潜力客户，以便今后的拜访或者促销活动都能够有的放矢。

    那么，怎样的客户才是“有潜力”的药店客户呢？以下矩阵可供参考（可按不同的药店级别，分别找出A级药店的潜力客户、B级药店的潜力客户等）。

    综上所述，药店档案的作用相当于一张作战地图。完善全面的档案，是有效指导OTC代表日常工作的基础。俗话说，磨刀不误砍柴工。在药店档案的统计和整理上多费些工夫，必然有所收获。

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